ＮＰＯ法人の設立認証に当っては、所轄庁はＮＰＯ法上の基準や手続きに適合しているかについてのみ審査するよう定められており、団体の活動の実態を行政が判断する制度にはなっていません。
ＮＰＯ法は、「ＮＰＯ法人は市民自らが監視し、育てていくものだ」という考えの基に、行政の監督を最小限に留める一方、行政、ＮＰＯ法人双方に情報公開が義務付けられています。
山形市では法人の設立認証等の申請を受理すると、申請年月日、団体名、代表者、所在地、法人の目的を公告し、ホームページにも掲載しています。また、申請書類のうち定款、役員名簿、設立趣旨書、事業計画書、活動予算書は、申請から１ケ月間縦覧(※1)に供していますので、山形市役所企画調整課で誰でも見ることができます。
また、ＮＰ０法人も、事業報告書、財産目録、貸借対照表、活動計算書、役員名簿、定款等の書類を法人の事務所に備え置き、会員や利害関係者から請求があった場合、これを閲覧(※2)させなければならないことになっています。
これらの書類は、毎年度所轄庁に提出されることになっており、山形市内にのみ事務所を置くＮＰＯ法人については、山形市役所企画調整課（縦覧場所と同様）で閲覧(※2)することもできます。これらの規定は、ＮＰＯ法人の適正な運営に、市民が果たす役割が大きいことを物語っています。
※１縦覧とは･･･認証に必要なNPO法人の書類等を市民が見ること
※２閲覧とは･･･NPO法人の活動の様子を市民が事業報告書等を通してみること