NPO法人の設立認証に当っては、所轄庁はNPO法上の基準や手続きに適合しているかについてのみ審査するよう定められており、団体の活動の実態を行政が判断する制度にはなっていません。
NPO法は、「NPO法人は市民自らが監視し、育てていくものだ」という考えの基に、行政の監督を最小限に留める一方、行政、NPO法人双方に情報公開が義務付けられています。
山形市では法人の設立認証等の申請を受理すると、申請年月日、団体名、代表者、所在地、法人の目的を公告し、ホームページにも掲載しています。また、申請書類のうち定款、役員名簿、設立趣旨書、事業計画書、活動予算書は、申請から2ケ月間縦覧に供していますので、山形市役所企画調整課で誰でも見ることができます。
また、NP0法人も、事業報告書、財産目録、貸借対照表、活動計算書、役員名簿、定款等の書類を法人の事務所に備え置き、会員や利害関係者から請求があった場合、これを閲覧させなければならないことになっています。
これらの書類は、毎年度所轄庁に提出されることになっており、山形市内にのみ事務所を置くNPO法人については、山形市役所企画調整課(縦覧場所と同様)と山形市市民活動支援センターホームページ(http://www.yamagata-npo.jp) で見ることもできます。これらの規定は、NPO法人の適正な運営に、市民が果たす役割が大きいことを物語っています。

※縦覧とは・・・自由に閲覧すること