定款を変更するには社員総会での議決のほかにも手続きを踏まなければなりません。所轄庁（山形市）に対しての手続きとして、所轄庁へ定款変更届出をしなければならない場合と、所轄庁の認証が必要な場合の二つのパターンがあります。
（認証とは…一定の行為または文書の成立・記載が正当な手続きでなされたことを公の機関が証明すること。）
★ 所轄庁の認証が必要な場合
☆以下の事項についての定款変更は定款変更認証を受ける必要があります。
（１）目的
（２）名称
（３）特定非営利活動の種類及び事業の種類
（４）主たる事務所及びその他の事務所の所在地（所轄庁変更を伴うものに限る。）
（５）社員の資格の得喪に関する事項
（６）役員に関する事項（役員の定数に係るものを除く）
（７）会議に関する事項
（８）その他事業を行う場合における、その種類及び当該事業に関する事項
（９）解散に関する事項（残余財産の帰属すべき者に係るものに限る）
（１０）定款の変更に関する事項
☆所轄庁への提出書類は下記1～３の書類です。
1.定款変更認証申請書（１部）
2.定款の変更を議決した社員総会の議事録の謄本（１部）
3.変更後の定款（２部）
※行う事業の変更を伴う定款の変更である場合には上記の書類のほかに下記4,5の書類を提出してください。
4.定款変更の日の属する事業年度及び翌事業年度の事業計画書（２部）
5.定款変更の日の属する事業年度及び翌事業年度の活動計算書（２部）
※所轄庁の変更を伴う定款の変更である場合には上記１～５の書類に加え、下記の書類を提出してください。（ただし、山形県内での所轄庁の変更の場合には不要です）
・役員名簿
・確認書
・前事業年度の事業報告書
・活動計画書
・貸借対照表
・財産目録
・年間役員名簿
・前事業年度の社員のうち１０人以上の者の名簿
★ 所轄庁へ届出をしなければならない場合（認証を必要としない事項）
☆以下の事項についての定款変更は定款変更の届出をする必要があります。
（１）事務所の所在地の変更（所轄庁の変更を伴わない場合に限る）
（２）役員の定数
（３）資産に関する事項
（４）会計に関する事項
（５）事業年度
（６）解散に関する事項（残余財産の処分に関する事項を除く）
（７）公告の方法
（８）法第１１条第１項各号にない事項（合併に関する事項、職員に関する事項、賛助会員、顧問等に関する事項）
☆所轄庁への提出書類は下記の３種類です。
・定款変更届出書（１）
・定款の変更を議決した社員総会の議事録の謄本（１部）
・変更後の定款(２部)